Usa este checklist para revisar cuatro decisiones: proceso, datos, operación y tecnología. La salida debe ser un documento breve que permita avanzar, ajustar el alcance o detener la ejecución hasta resolver los puntos críticos.
1. Define qué problema debe resolver
Una integración no debería comenzar con la elección de una herramienta o una conexión disponible. Primero describe qué tarea genera fricción, qué información se repite o se pierde y qué decisión necesita mejores datos. El objetivo debe expresarse en términos de operación, no solo de tecnología.
- □ ¿Qué proceso se quiere mejorar y en qué momento intervienen las herramientas?
- □ ¿Qué resultado concreto debe producir la integración para el equipo o el cliente?
- □ ¿Qué ocurre hoy, quién participa y qué parte del proceso se quiere cambiar?
La salida de esta sección es una descripción de una página: problema, proceso afectado, resultado esperado y límites del proyecto. Si el objetivo no puede explicarse sin mencionar una plataforma concreta, todavía falta definir el alcance.
2. Reúne los requisitos y dibuja el flujo
Identifica las herramientas que participan y describe cómo se mueve la información entre ellas. No basta con anotar “CRM con ERP”: debes señalar qué evento inicia el intercambio, qué sistema origina el dato, cuál lo recibe y qué debe suceder después.
- □ Herramientas de origen y destino, junto con su función dentro del proceso.
- □ Evento que inicia el envío, frecuencia requerida y condiciones para no enviarlo.
- □ Reglas de negocio: estados válidos, campos obligatorios, conversiones y excepciones.
Conviene representar el flujo con pasos sencillos, desde el evento inicial hasta la confirmación o el error. La salida debe incluir un mapa de proceso y una lista de requisitos priorizados: imprescindibles, convenientes y fuera de alcance.
3. Ordena los datos y su propiedad
Antes de conectar campos, confirma qué significa cada dato en el proceso. Dos campos con el mismo nombre pueden tener usos distintos, formatos incompatibles o reglas diferentes. También debes decidir cuál es el sistema de referencia cuando una información cambia.
- □ Campo de origen, campo de destino, formato, obligatoriedad y transformación necesaria.
- □ Sistema que mantiene el dato principal y regla para resolver cambios o conflictos.
- □ Responsable de la información, periodo de conservación y restricciones de acceso.
La salida es un mapa de datos que permita revisar el recorrido completo. Si circulan datos de clientes, empleados o proveedores, revisa las políticas internas y, cuando corresponda, los requisitos legales con la persona responsable o el asesor adecuado. Esta revisión no sustituye asesoría legal.
4. Asigna responsables y revisa permisos
Una integración necesita responsables de negocio y de operación, no solo alguien que configure la parte técnica. Cada decisión debe tener una persona con autoridad para aprobarla y un canal claro para resolver dudas después de la activación.
- □ Responsable del negocio: define el resultado, el alcance y la aprobación final.
- □ Responsable operativo: valida que el flujo representa el trabajo real.
- □ Responsable de cada herramienta: confirma accesos, límites, configuraciones y forma de revocar permisos.
5. Anticipa riesgos y excepciones
El flujo principal suele ser fácil de imaginar; las excepciones necesitan una decisión concreta. Documenta qué debe ocurrir si una herramienta no está disponible, si un dato llega incompleto o si una operación cambia después de haber sido enviada.
- □ ¿Qué ocurre si el sistema de destino rechaza un registro o responde tarde?
- □ ¿Dónde se informa el error, quién lo atiende y cómo se registra la resolución?
- □ ¿Cómo se evitan duplicados y cómo se corrige un dato ya enviado?
La salida debe ser una lista de excepciones con respuesta, responsable y prioridad. Este paso busca reducir la improvisación operativa; no elimina todos los incidentes posibles ni sustituye la supervisión posterior.
6. Define pruebas y criterios de aprobación
Prepara ejemplos representativos antes de activar la integración. Una prueba útil revisa no solo que un registro aparezca en el destino, sino también sus campos, estados, relaciones, permisos y respuesta ante errores. Cada caso debe tener un resultado esperado y una persona que lo apruebe.
- 1. Selecciona casos normales, incompletos, duplicados, cancelados y modificados.
- 2. Especifica qué debe ocurrir en cada caso y qué aviso debe recibir el equipo.
- 3. Registra diferencias y clasifícalas como bloqueantes, corregibles o aceptadas.
Aprueba la ejecución solo cuando estén definidos los casos de prueba, los criterios de éxito, la persona validadora y la forma de observar el flujo después de activarlo. Como criterio práctico: avanzar si todo está aprobado; ajustar si falta una decisión concreta; detener si no hay dueño del proceso o una excepción crítica sigue sin respuesta.
Antes de elegir entre una conexión existente, un ajuste de proceso o un desarrollo a medida, revisa si los campos coinciden, si las reglas necesarias son posibles y si el equipo podrá mantener la solución. Evita elegir tecnología antes de describir el proceso, asumir que dos campos equivalentes tienen el mismo significado o dejar la atención de errores sin responsable.
La integración está lista cuando el problema, el flujo, el mapa de datos, las responsabilidades, las excepciones y las pruebas están documentados y aprobados. Si uno de esos elementos falta, registra el bloqueo y decide quién lo resolverá antes de comprometer la ejecución.
Siguiente paso
Si necesitas preparar una integración entre tu CRM, ERP, ecommerce u otras herramientas, solicita una revisión del alcance. En Kodium podemos ayudarte a ordenar el proceso, identificar los datos que deben circular, definir responsabilidades y establecer criterios de validación. La revisión puede servirte para salir con un alcance priorizado, un mapa de datos y una lista de bloqueantes antes de ejecutar la solución.
